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Assemblée générale des copropriétaires : ce que c’est, pourquoi c’est important, comment l’obtenir

Qu’est-ce que l’assemblée générale des copropriétaires dans une copropriété de Hanoi ?

L’assemblée générale des copropriétaires — Hội nghị nhà chung cư — est la réunion de tous les propriétaires d’appartements qui élit le Conseil de Gestion de l’immeuble, adopte le règlement de copropriété et approuve le budget annuel ainsi que le fonds de réserve. Les propriétaires étrangers votent et peuvent se présenter aux élections sur un pied d’égalité avec les copropriétaires vietnamiens, quel que soit le quota de propriété étrangère de l’immeuble.

Assemblée générale des copropriétaires en un coup d’œil

Document
Nom vietnamien
Hội nghị nhà chung cư
Littéralement « conférence d’immeuble » ; appelé en anglais owners' general assembly ou Residents' Meeting
Convoqué par
Le Conseil de Gestion de l’immeuble une fois élu ; le promoteur/investisseur convoque l’assemblée constitutive au préalable
S’applique à toute copropriété, quel que soit le quota de propriété étrangère
Quand cela a lieu
Assemblée constitutive dans les 12 mois environ après la remise des clés, puis une session ordinaire au moins une fois par an
Des sessions extraordinaires peuvent être convoquées entre les réunions annuelles
Coût typique pour vous
Pas de frais de participation
Financé par le budget de fonctionnement de l’immeuble et la contribution unique de 2 % au fonds de réserve perçue à la remise des clés
Validité
Les résolutions lient tous les propriétaires et occupants jusqu’à modification lors d’une assemblée ultérieure
Pas de date d’expiration — la gouvernance est continue
Loi applicable
Loi sur le logement 2023 et Décret 95/2024/ND-CP
Le Décret 95/2024 fixe les détails administratifs — délais de convocation, règles de quorum et mandat du Conseil de Gestion
Nécessaire pour
Toute copropriété avec un Conseil de Gestion élu
Les propriétaires étrangers votent et peuvent se présenter aux élections sur un pied d’égalité avec les propriétaires vietnamiens

Fac-similé annoté du procès-verbal de l’assemblée générale des copropriétaires (biên bản hội nghị nhà chung cư) montrant le nombre de présents/procurations, le quorum de vote et les résolutions adoptées — à titre d’illustration uniquement, pas un document réel. Un véritable procès-verbal porte les signatures du président et du secrétaire ainsi que le décompte des votes pour chaque résolution ; demandez à votre Conseil de Gestion ou gestionnaire immobilier de les confirmer par rapport au dossier de votre immeuble.

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Fac-similé annoté du procès-verbal de l’assemblée générale des copropriétaires (biên bản hội nghị nhà chung cư) montrant le nombre de présents/procurations, le quorum de vote et les résolutions adoptées — à titre d’illustration uniquement, pas un document réel. Un véritable procès-verbal porte les signatures du président et du secrétaire ainsi que le décompte des votes pour chaque résolution ; demandez à votre Conseil de Gestion ou gestionnaire immobilier de les confirmer par rapport au dossier de votre immeuble.Télécharger le spécimen (PDF)

Comment fonctionne l’assemblée — et comment y participer depuis l’étranger

⏱ Assemblée constitutive dans les 12 mois environ après la remise des clés ; sessions ordinaires annuelles ensuite

L’assemblée n’est pas un événement unique mais un cycle de gouvernance qui commence peu après la remise des clés et se répète chaque année tant que vous possédez le lot. En tant que propriétaire étranger, souvent non résident, votre tâche principale est moins d’y assister en personne que de vous assurer que votre vote et vos droits à l’information ne soient jamais laissés sans représentation pendant que vous êtes en Europe — une procuration établie une fois, lors de l’assemblée constitutive, peut vous couvrir pour toutes les sessions suivantes.

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    Remise des clés et période intérimaire

    ⏱ De la remise des clés jusqu’à l’assemblée constitutive

    Immédiatement après la remise des clés, le promoteur administre encore l’immeuble et est responsable de convoquer l’assemblée constitutive une fois qu’un nombre suffisant de lots est occupé. Pendant cette période intérimaire, le gestionnaire nommé par le promoteur applique le règlement provisoire de copropriété et collecte la contribution unique au fonds de réserve — 2 % du prix de votre lot — qui financera plus tard les réparations majeures une fois le Conseil de Gestion en place. Conservez votre reçu de paiement : c’est la preuve sur laquelle vous vous appuyez si le solde d’ouverture est un jour contesté.

    DocumentsContrat de vente · Procès-verbal de remise des clés · Preuve de paiement du fonds de réserve

    ⚠Certains promoteurs retardent la convocation de l’assemblée constitutive bien au-delà des seuils d’occupation pour garder le contrôle du budget plus longtemps — demandez par écrit au bureau administratif de l’immeuble le calendrier de convocation.

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    L’assemblée constitutive élit le Conseil de Gestion

    ⏱ Typiquement une seule session, une fois le quorum atteint◈ Pas de frais de participation

    Les propriétaires se réunissent — en personne ou par procuration — pour élire le Conseil de Gestion de l’immeuble, adopter le règlement définitif de copropriété et approuver le solde d’ouverture du fonds de réserve. Un quorum minimum de propriétaires, mesuré par les appartements représentés, doit être atteint pour que les résolutions soient valides ; s’il n’est pas atteint au premier appel, une seconde convocation se tient sous un seuil plus bas fixé par décret.

    DocumentsPasseport ou Livret Rose (preuve de propriété) · Procuration, si vote par procuration

    ⚠Les résolutions adoptées lors d’une réunion en quorum lient aussi les propriétaires absents — organisez une procuration à l’avance si vous ne pouvez pas assister depuis l’étranger.

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    Assemblées ordinaires annuelles

    ⏱ Au moins une fois par an

    Une fois le Conseil de Gestion en place, il convoque une assemblée ordinaire au moins une fois par an — généralement au premier trimestre — pour approuver les comptes de l’année précédente, confirmer la charge de copropriété et le budget de l’année à venir, et faire le point sur le solde du fonds de réserve ainsi que sur les travaux financés par celui-ci.

    DocumentsComptes de l’année précédente · Budget annuel proposé

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    Assemblées extraordinaires

    ⏱ Au besoin, avec notification à tous les propriétaires

    Entre les réunions annuelles, le Conseil de Gestion — ou un nombre suffisant de propriétaires agissant ensemble — peut convoquer une assemblée extraordinaire pour des questions urgentes : une réparation majeure, une vacance au Conseil de Gestion, ou un litige sur les comptes. Les mêmes règles de quorum et de vote s’appliquent que pour une session ordinaire.

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    Obtenez et conservez les procès-verbaux

    Que vous assistiez ou non, demandez les procès-verbaux signés et le budget approuvé au Conseil de Gestion ou à votre gestionnaire immobilier après chaque assemblée, et conservez-les avec vos documents de titre. Si vous gérez le lot à distance, c’est la manière la plus simple de détecter une augmentation de charges ou un changement de règles de location avant qu’ils ne vous affectent.

    DocumentsProcès-verbaux de l’assemblée générale · Budget annuel approuvé

Questions fréquemment posées

Les propriétaires étrangers peuvent-ils voter à l’assemblée générale ?

Oui. Dès que vous détenez un Contrat de Vente ou un Livret Rose valide, vous votez et pouvez vous présenter au Conseil de Gestion sur exactement le même pied que les propriétaires vietnamiens — sans être affecté par le quota de 30 % de propriété étrangère, qui régit les achats, pas les droits de copropriété.

Que se passe-t-il si je vis à l’étranger et ne peux pas assister ?

Vous pouvez autoriser un représentant — un membre de votre famille, votre gestionnaire immobilier ou un avocat agréé — à voter en votre nom par procuration. Les résolutions adoptées lors d’une assemblée en quorum lient tous les propriétaires, présents ou non, donc organiser une procuration avant de quitter le Vietnam après signature vaut la peine d’être fait tôt.

La participation à l’assemblée générale est-elle obligatoire ?

Non, mais votre vote compte toujours si vous êtes absent et représenté par procuration, et il ne compte pas du tout si vous n’êtes ni présent ni représenté. Pour les décisions ayant des conséquences financières — une augmentation de budget ou une contribution spéciale — un lot non représenté est simplement dépassé par les propriétaires présents.

Que décide réellement l’assemblée ?

Elle élit et peut révoquer le Conseil de Gestion, adopte et modifie le règlement de copropriété, approuve le budget annuel et la charge de copropriété, et supervise le fonds de réserve — y compris en autorisant les réparations majeures financées par celui-ci. Tout ce qui sort de ces domaines, comme l’intérieur de votre propre lot, ne relève pas de l’assemblée.

Comment obtenir une copie du procès-verbal si j’ai manqué la réunion ?

Demandez-le au Conseil de Gestion ou au gestionnaire immobilier de votre immeuble — les procès-verbaux et le budget approuvé doivent être communiqués à chaque propriétaire de manière systématique. Si vous gérez le lot à distance, demandez à être ajouté à la liste de diffusion des propriétaires plutôt que de compter sur une information informelle.

Que faire si le Conseil de Gestion n’a pas encore été élu ?

Avant l’assemblée constitutive, le gestionnaire nommé par le promoteur administre l’immeuble sous règlement provisoire et détient le fonds de réserve. C’est normal dans les projets récemment remis — votre tâche est de vérifier que l’assemblée constitutive est bien convoquée une fois les seuils d’occupation atteints, pas d’attendre indéfiniment.

L’assemblée peut-elle modifier les règles de location courte durée de mon immeuble ?

Oui. Les restrictions de location figurent dans le règlement de copropriété, que l’assemblée peut modifier par vote après votre achat — donc un immeuble qui autorisait la location de type Airbnb au moment de votre signature peut durcir cette règle plus tard. Vérifiez la version actuelle avant de compter sur des revenus locatifs, pas seulement celle de votre annexe au Contrat de Vente initial.

Sources

  • Loi sur le logement 2023 (Loi n° 27/2023/QH15) — régit la copropriété et la base légale de l’assemblée générale des copropriétaires.
  • Décret 95/2024/ND-CP — décret d’application fixant les délais de convocation, règles de quorum et mandat du Conseil de Gestion détaillés sur cette page (aucune URL officielle en anglais vérifiée au moment de la rédaction).

Vous souhaitez faire vérifier la gouvernance de votre immeuble avant — ou après — votre achat ?

Envoyez-nous le règlement de copropriété, les derniers procès-verbaux d’assemblée et le solde du fonds de réserve. Notre bureau de conseil à Hanoi examine les comptes du Conseil de Gestion et signale tout ce qui semble sous-financé ou anormal, avec un second avis indépendant sous 24 heures — sans engagement.

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